はじめに
組織は人々が集まり、活動し、利益を生むための存在です。多くの人々が働くため、情報の連携が必要となります。そのため、一部の企業では日報が導入されています。日報は、上司にその日の活動を報告するために書かれるものです。しかし、日報を導入している企業は必ずしもオススメできるわけではありません。本記事では、日報がある会社を避けるべき理由について詳しく解説します。
日報の使い方による無駄
日報は、目的に合わせた使い方をする限り有効な手段です。しかし、使い方によっては無駄になってしまうこともあります。例えば、日報の作成には時間がかかります。もしも日報が有効に使われていない場合、従業員には無駄な作業が発生し、会社にとっては無駄なコストとなります。では、具体的にどのような使い方が無駄なのでしょうか。
日報を毎日書かせること
日報を毎日出勤するメンバーに書かせることは、無駄な使い方の一つです。毎日報告する目的は何でしょうか？日報を毎日読んで対応できるでしょうか？日報は一日の業務の報告をするものですが、書かれた内容を読んでアクションを起こす必要があります。日報を書く目的は次のようなものです。
- その日の業務を振り返り、翌日の仕事に活かす
- 失敗を次に活かして改善する
- 部下への助言やサポートを行う
- コミュニケーションの一環として確認する
日報は、このような目的のために使われるべきです。しかし、毎日日報を書かせるだけでは効果的ではありません。上司が全員の日報を毎日確認できるでしょうか？読めたとしても、時間がかかり、残業が増えてしまう可能性があります。そのような場合は、チャットや朝会などで課題を共有し、口頭で確認して指示を出す方が効率的です。毎日顔を合わせるメンバーに日報を書かせることは非効率です。
日報の有効な使い方
一方で、日報は有効に使われるケースも存在します。特に業務の引き継ぎにおいては、日報が役立つことがあります。例えば、シフト制の職場では、同じ仕事を担当する人が複数います。朝にAさんがしていた仕事を夜はBさんが続ける場合などです。このような場合、次のシフトの人に業務の進捗や問題を共有しておく必要があります。ここで日報が役立つのです。
日報を次の人への情報共有として活用することで、継続中のトラブルなども把握できます。リーダーにとっても状況を引き継ぐことができ、正確な指示を出すことができます。このように、業務の引き継ぎに使う限り、日報は非常に有効なツールです。特に少人数のチームであれば、部下に対して適切なフィードバックを行うことも可能でしょう。
日報の利用方法によるメリットとデメリット
ここまで、日報がある会社は避けるべき理由と日報の有効な使い方について説明してきました。日報が無駄になる理由としては、以下のような点が挙げられます。
- 日報の作成に時間がかかる
- 上司が読み切れないほどの量になる
- 毎日顔を合わせるメンバーなら口頭で確認すれば早い
一方で、日報を有効に活用できる場合もあります。上司が日報を読むことができる量であり、次の日に活かすことができるのであれば、日報は有効なツールです。問題は日報を無目的に書かせることであり、使いこなせるのであれば問題ありません。
まとめると、日報がある会社は避けるべき理由として、無駄になる可能性があることが挙げられます。しかし、日報を有効に使える場合は利用することもあります。日報を書かせるだけで活用できていない場合は、時間の無駄です。無駄は組織に余計なコストをもたらし、組織の利益を減少させる可能性があります。そのような危険な会社に属するよりも、転職を考えることも一つの選択肢です。
ただし、転職は簡単ではありません。スキルや実績が求められます。転職を考える際には、ITスキルの向上をおすすめします。スキルを高めることで、別の会社に転職しても生きていける自信が得られます。また、ブラック企業での退職が難しい場合は、退職代行を利用することも一つの方法です。
まとめ
本記事では、日報がある会社を避けるべき理由について解説しました。日報がある会社は使いこなせずに無駄になる可能性があります。具体的な無駄な理由としては、日報の作成に時間がかかることや上司が読み切れない量になることが挙げられます。一方で、日報を有効に使えるケースもあります。日報を活用するかどうかは、使い方次第です。無目的に日報を書かせるのは時間の無駄です。無駄な日報は組織にとって余計なコストとなり、利益を減少させてしまいます。そのようなリスクのある会社に属するよりも、転職を考えることも一つの選択肢です。